一、系统分析
1、审批文件包括很多种文件。这里仅包括机构内部征询领导意见、看法，获得领导批复的申请、请示，报告等文件。
2、审批文件包括的类型有：领用申请，问题请示，传阅报告等
3、通用文件审批管理应能适用不同的机构设置，不同的文件审批，不同的审批流程等情况，而不需要修改程序。
4、通用审批流程应能处理各种特殊审批情况，通过用户自定义实现未知审批流程。
二、流程定义
1、设计流程包括：预定义流程，自定义流程。
2、预定义流程是系统管理员预先设定好的审批流程，包括流程名称，类型，适用部门，是否允许修改等设置，或者也可以来自用户自定义流程，经过系统管理员确定保留的流程；自定义流程是用户在草拟或审批文件时临时生成的审批流程。 3、预定义流程和自定义流程的区别是，预定义流程的通过角色再确定审批人员流转，自定义流程则直接输入审批人姓名进行流转。
4、流程角色是根据用户的职务获得真实用户名称，包括：
申请人：草拟审批文件的人员
申请人部门经理：申请人所在部门的负责人
指定部门经理：当人事、资金等审批时，需要征询有关部门意见，如人事部、财务部等
分管副总经理：负责管理该类审批的副总经理
副总经理秘书：当需要多个副总经理审批时，由副总经理秘书负责协调
总经理秘书：对需要总经理批复的审批，由总经理秘书决定是否提交，防止总经理批复不必要的审批文件
总经理：决定审批文件的最后处理意见
其他人：其他可能需要提交审批人
5、预定义流程就是各种流程角色任意组合。
三、审批流程
1、用户草拟文件，包括文件标题、类型、内容等，根据审批的情况不同将要求输入不同的内容。
2、通过文件类型选择文件审批的预定义流程，系统根据用户的部门和职务获得审批人姓名，流转到审批人的待办事宜中，并通知审批人。
3、或用户可以自定义流程，直接输入审批人姓名，审批文件按用户自定义的流程流转，可以通过审批类型设置用户是否有权限自定义或更改审批流程。
4、审批人从待办事宜，收件箱或直接审批文件数据库中获得需要审批的文件，根据审批文件的内容决定：
回退给上个审批人或申请人
提交其他人征询相关意见，相关人员输入意见后，返回给审批人，重复第四步。
在权利范围内修改审理流程，决定以后的审批人
按预定流程进行，如果是最后一个审批人，则将文件审批结果返回给申请人。
5、根据审批文件的重要性决定是否归档保存，以及保存的时间等。
四、设计要求
1、申请人提交申请后，将不能修改内容，但可以查阅审批状态，且可以发送催办通知，且可以设置每次流转时是否需要通知申请人当前审批状态。
2、如果审批人在指定的天数后没有审批文件，可以在流程设置中设置：
作为拒绝审批，回退给申请人
跳过当前审批人，直接传阅给下一个审批人审批
指派其他人代其审批文件
3、审批人在输入审批意见时可以设置：
允许查阅审批意见的人员，如人事任免申请等
审批结束时是否需要获得通知