会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去：
1.确定会议目的。
2.确定会议形态。
3.决定实质上的需求。
4.考虑与会者的期望。
5.选择何种会议地点与设备。
6.评估选择的正确性。
针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下。
确定会议目的
大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。
选择会议场地的工作清单(checklist)
先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。
地区
1.费用(成本)与便利性。
2.是否邻近机场。
3.轿车或出租车是否足够。
4.充足的停车空间。
5.如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。
环境
1.当地有何观光点。
2.购物。
3.休闲活动。
4.天候状况。
5.环境是否良好。
6.餐厅。
7.当地治安是否良好。
8.社区经济状况。
9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。
10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。
11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。
设备
1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。
2.大厅(lobby)是否整洁，吸引人。
3.报到处是否容易找到：
(1)是否有足够房间供工作人员使用。
(2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。
(3)接待处的人力是否足够。
4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。
5.询问处是否全天候有人值班。
6.立即回复有关电话询问，尽速转送留言。
7.对客人的服务：
(1)药局。
(2)礼品店。
(3)柜台服务。
(4)保险箱。
8.舒适、整洁的饭店住房：
(1)家具是否完好。
(2)现代化冲浴设备。
(3)充足光线。
(4)足够的衣橱空间与衣架。