六、注意词语的语气特征，在不同文种中恰当选用。公文的不同文种有不同的内容、功用和行文方向，这就需要在写作过程中注意词语的感情色彩和语气特征，恰当地选用，防止出现不适于文体的问题。比如对一些带有强制性和规定性的文件，措辞就要坚定、严肃，不能有半点含糊，象“必须”、“一定”、“决不允许”、“严格执行”等口气强硬的词语，在这类文件中经常使用；而对一些指示性、指导性的文件，措辞就应有所缓和，常用“应该”、“要”、“望能遵照执行”等较平和的词语，如果用带有强制性语气的词语就不妥当了。再比如对一些须立即执行的紧迫性文件，措辞要突出一个“快”字；而对那些报请性、函告性文件，用语则应当恳切、委婉、礼貌，不能让人有生硬、催办的感觉。