代表/观察员
名单如下：
1.（团长）
2.
3.
4.
5.
（协会负责官员）
（签名）
日期
9.证件、请帖、表格——严格地讲，这些不属于会议文件，但可归入“文书”之类。各种证件，特别是身份证，是证明与会人员身份的文书。身份证分门别类，来宾、代表、观察员、记者、工作人员等的证件都有区别。许多国际会议要求与会人员随身佩带。因它们也是出席会议和参加社交活动的准入证。请帖（邀请出席仪式、宴会、演出等）种类繁多，有会议印发者，也有各代表团印发者。其中以开幕式请帖最为重要与讲究（请参见附录一、6）。至于表格，也是形形色色。代表报到、要求发言、登记返程航班、索要文件等都可能使用。（发言报名单，请参见附录一、9）
（二）会际文件（会议期间产生的文件）。与会者必须认真加以阅读和研究，以了解会议的进展和掌握存在的问题。会际文件包括：
1.主席的开幕词和闭幕词、来宾的讲话及各方的贺电（信）。这些文件具有一定的礼宾性质，但从字里行间人们也不难体察有关方面和人士对于会议的期待、重视和评价，特别是主席的闭幕词往往具有总结性质，尤受各方重视。
2.秘书长等执行机关领导人的工作报告。工作报告回顾一个时期来的发展形势和工作成就，指出存在的不足和面临的困难，并提出下一步的工作计划和要求代表决定的问题。工作报告是对上届会议各项决定执行情况的交代，也是对本届会议讨论的引导。对工作报告进行评议是与会代表应尽的职责。
3.代表发言稿。这是会议文件中数量最多和最重要的部分。代表是国际会议与会者的主体。他们的发言代表了成员国的声音，最受注意。会上仔细聆听他们的发言，会下将发言稿细加研究，就可从中了解与会者关心的焦点、人心的向背和事态的发展方向。代表发言纷纷云云，浩似烟海，阅读时应去粗取精，抓住关键。一些重要国家代表的发言，以及有见解和有新意的发言，尤要细加琢磨。国际机构代表、主旨讲演人、讨论小组成员有份量的发言也在此列。
4.决议草案及其修正案。有些国际会议形成决议，表达在一些事项上与会者的共同认识与要求。这些决议先以草案的形式出现，各方继以修正案加以补充修改。这些草案及修正案均应书面提出，以使与会者能从内容到文字细加研究。国际会议形成的决议具有重要的影响力和一定的约束力，因此，一字一句都往往要经过反复的讨论和磋商才能达成一致。认真研究决议草案及其修正案是每个代表团必于重视的。
5.报告书、宣言及主席声明。这三者形式虽有不同，但都是会议成果的反映和记载，有的还可能具有历史文献意义。
“报告书”是对会议进程客观的综合性反映。
“宣言”代表与会者对重大问题的共同意志，往往较“决议”的层次更高，观察面更广，影响力更大。
“主席声明”多用于表达某些不能达成一致但为多数与会者所赞同的意见。
除主席声明由主席自撰不需取得与会者同意外，报告书及宣言都要经过会议反复推敲，字斟句酌，意见一致后才能履行通过手续。