公司既可制作单独的会议决议，也可在会议记录中记载会议决议的事项。前者是以“股东会决议”命名的决议，简称为“会议决议”。后者系以会议记录方式记载的会议决议，我国公司法称其为“会议记录”。会议记录和会议决议皆为股东会会议文件，却有重大差别：
1、文件的制作不同。公司召开股东会会议的，必须制作会议记录，却未必制作会议决议。在股东会会议召开期间，股东既可提出质询，也可发表意见，会议记录应如实记载会议主要过程和内容。然而，在股东会会议上，某项议案未必获得有效表决权票数的支持，未必能形成肯定性决议。为了证明确已召开股东会会议，公司必须制作会议记录，却未必形成会议决议。针对公司是否召开股东会会议发生争议的，应当主要根据会议记录及其记载事项加以认定，不应太关注是否作成会议决议。
2、文件的记载不同。会议决议简要记载会议通过的决议事项，即满足了会议决议的最低要求。会议记录是股东会会议召开过程的记录，应全面反映主持人核对到会股东情况、宣布会议召开、说明会议召集情况、说明提案或议案情况、股东发表质询、相关人员说明情况、股东投票、检票人员检票、宣布会议通过的决议事项、主持人宣布闭会等情况。会议记录既反映了会议全过程，也反映了会议决议的内容。当两者在记载内容上发生冲突时，应主要根据会议记录的内容确定会议决议的含义。
3、文件的效力不同。会议决议反映了公司最终意思，会议决议无论是否送达给相对人，只要未经股东会会议再度审议而改变，决议事项就是不可更改的。股东会会议形成的会议决议，已为到会股东和董事所知，即使尚未送达相对人，也可能具备部分实质拘束力。会议记录反映了股东会会议的全过程，却未必形成会议决议，未必表达公司的最终意思。因此，会议记录主要是证明公司已召开股东会会议的事实。其中记载的决议事项，与单独制作的会议决议具有同样效力。
4、文件的监管不同。公司登记机关在会议决议和会议记录的监管上，提出了不同监管要求。在通常情况下，唯有重要的会议决议，才必需办理备案或公告，会议记录以及不重要的会议决议无需备案或公告。我国《公司登记管理条例》全文7次使用了“公司决议”、“股东会决议”或“董事会决议”等术语，却只字未提会议记录，这种监管偏好强化了会议决议的地位，忽视了会议记录的作用。相应地，多数公司不关注无需登记或备案的会议决议，更不重视会议记录的作用。
笔者认为，正确制作的会议记录，是股东会会议形成中的重要法律文件，它记录了股东会会议的全过程，全面准确地反映股东会会议的实际状况，有助于揭示到会股东的真实意思，有助于解释会议决议的准确含义，应当给予高度重视。
(三)会议决议与会议资料
董事会在发出会议召集通知之时以及在会议召开期间，应否向股东提供与会议议案有关的资料?该等资料是否构成会议记录的组成部分?有的公司认为这些资料是公司的商业秘密，有的公司更以保护商业秘密为由，拒绝向股东提交该等资料，或充其量只是提供简要的情况说明。
必须指出，商业秘密和股东权利保护之间向来存在冲突。与股东会审议事项有关的多数资料，当然带有商业秘密的性质，公司或董事会过度公开这些资料，难免使得商业秘密扩散至外部竞争者，这不仅制约了公司发展，也有损于股东利益。但是，保护商业秘密不能成为董事会拒绝提供资料的绝对理由。笔者认为，这些资料既是商业秘密，也是股东做出妥当判断和投票的重要前提。如果股东无法得到与议案有关的资料，股东投票就完全是在了解真相情况下做出的，股东投票未必反映股东的真实意思。